La numérisation a facilité la digitalisation des données personnelles. Raison laquelle, des règlementations articulées sur la protection des données s’est avérée indispensable. C’est ainsi qu’en 2018, les Etats membres de l’union européenne ont mise aux normes des dispositifs sur la sécurisation des données personnelles. Il s’agit de mesures spécifiques pour protéger les données personnelles des citoyens de l’Union Européenne. Pour ce faire, le RGPD ou le Règlement Général sur la Protection des Donnée a été instauré. De quoi s’agit-il et quelles sont les obligations des entreprises en conséquence ?
Registre de traitement des données
A la base, vous devez noter que la loi informatique et libertés exige la tenue d’un registre des activités de traitement de donnée de l’entreprise. Elle stipule ainsi qu’un responsable ou des sous-traitants doivent être assignés à la gestion de ce support. Ce dernier a été auparavant tenu par le CIL (ou Correspondant informatique et liberté).
Il s’agit d’un répertoire destiné à comptabiliser des données complètes et les informations les plus importantes concernant l’entreprise. Raison pour laquelle, vous devez penser à la mise en place d’un logiciel de traitement rgpd.
Contenu
En principe, il doit comporter le nom et les coordonnées du responsable ou du sous-traitant. Il en est de même pour les références du délégué à la protection des données (Data Protection Officier) et toute personne intervenant dans le traitement. Ensuite, il est impératif de voir dans ce registre les finalités du traitement en mentionnant les catégories de personnes concernées.
Dispositif de contrôle
Pour ce faire, ce registre intègrera le règlement européen sur la sécurité des données traitées, afin d’identifier rapidement la violation de ces normes. L’objectif étant de donner au DPO les moyens d’être plus efficace et d’assurer la protection des données personnelles. Il est à noter que votre entreprise est susceptible d’être frappée d’une amende administrative pour le non-respect de ces règlementations.
Logiciel de traitement RGPD
Afin de préserver leur légalité au niveau du RGPD, les registres doivent rester accessibles. De la même manière, il est essentiel de travailler en collaboration avec l’autorité de contrôle locale (CNIL ou Commission nationale de l’Informatique et libertés en France).
C’est justement à cette fin que le rgpd logiciel devient un impératif, afin de mettre en conformité l’entreprise vis-à-vis de la loi. Cette démarche permettra ainsi à l’agent chargé de la gestion des données de l’établissement d’effectuer la normalisation requise. Autrement, il sera tenu pour responsable en cas de violation des règles de protection des données.
Choix de logiciel.
Pour rester conforme au règlement, vous avez besoin de respecter la loi informatique basée sur la protection des données à caractère personnelle. Autrement dit, afin d’assurer votre conformité avec RGPD, votre logiciel devrait être optimisé en matière de traitements de données personnelles sans présenter de défauts. Dans cette optique, sa performance sera mesurée par rapport à la protection de tout élément relatif à la protection des Données à caractère personnel.
Pour ce faire, la fonctionnalité sur le traitement des données personnelles constitue un élément aussi important, afin de bien choisir votre logiciel. Et en plus de la gestion sur la cohérence des registres, rgpd logiciel doit s’accompagner :
- d’un facilitateur de contrôle de risque juridique,
- de notification relative à la protection des données personnelles,
- d’une mis en conformité du logiciel avec une analyse d’impact sur la vie privée.
En résumé, vous avez l’obligation de tenir des registres sur les traitements de données personnelles de votre entreprise. Pour ce faire, de rgpd logiciel vous permettra d’entamer la mise en conformité de votre établissement vis-à-vis de ce règlement. Il s’agit d’une démarche essentielle, afin de vous épargner notamment de subir des sanctions lourdes, pour non-respect des normes.